Het huren van kantoorruimte gaat verder dan alleen het vinden van een geschikte locatie; het is ook belangrijk om de financiële aspecten, zoals de belasting op gehuurde kantoorruimte, te begrijpen. Meestal is de verhuur van kantoorpanden vrijgesteld van btw, wat zowel voor- als nadelen kan hebben. Ontdek hier hoe deze regels jouw situatie als huurder kunnen beïnvloeden.
Belasting op gehuurde kantoorruimte
Denk je eraan om kantoorruimte te huren? Dan is het slim om je te verdiepen in de financiële kant van het verhaal, met name de btw-regelingen. Wist je dat over het algemeen geen belasting wordt gerekend over gehuurde kantoorruimte? Dit komt omdat de verhuur van onroerende zaken, zoals kantoorpanden, in principe vrijgesteld is van btw. Deze regel kan echter zowel een voordeel als een nadeel zijn, afhankelijk van jouw situatie als huurder. Laten we eens wat dieper duiken in de wereld van de btw en kantoorruimte huren.
Belaste verhuur: wanneer is het voordelig?
Huren met btw kan voordelig zijn onder bepaalde omstandigheden. De huurder en verhuurder kunnen de te betalen btw namelijk aftrekken als voorbelasting. Dit houdt in dat als het pand voor minimaal 90% gebruikt wordt voor btw belaste activiteiten, de huurder de btw kan terugvorderen van de Belastingdienst. Daarom kan het aantrekkelijk zijn voor ondernemers die zelf btw-plichtige diensten of producten leveren. In zulke gevallen kan er namelijk worden bespaard op kosten door de aftrek van btw op investerings- en onderhoudskosten bij gehuurde kantoorruimte.
Uitzonderingen op de btw-vrijstelling bij kantoorpanden
Maar let op: er bestaan uitzonderingen op de vrijstelling van btw. Voor bepaalde types verhuur, zoals hotel- en pensionkamers of parkeerplekken, geldt altijd een btw-plicht. Deze kosten kunnen dus niet vrijgesteld worden van btw, en dat is iets om rekening mee te houden wanneer je zoekt naar de perfecte locatie voor jouw bedrijf. Niet elk type kantoorruimte valt automatisch onder de standaardregels voor btw op huur.
De herzieningstermijn en voorbelasting bij kantoorpanden
Kiezen voor een kantoorpand huren met een btw-optie brengt ook een herzieningstermijn met zich mee. Deze termijn is vastgesteld op 10 jaar. Wat betekent dit? Als een pand binnen deze herzieningstermijn vrijgesteld van btw wordt verhuurd, moet een verhuurder die de btw als voorbelasting heeft afgetrokken, deze btw terugbetalen aan de fiscus. Echter, deze kosten kunnen vervolgens doorbelast worden in de huurprijs. Dit is een belangrijk punt om op te letten, zowel voor huurders als voor verhuurders.
De winsten van belaste verhuur voor huurder en verhuurder
Wat gebeurt er bij belaste verhuur? In dat scenario mogen zowel huurder als verhuurder de btw als voorbelasting in aftrek brengen. Dit kan leiden tot een verlaging van de huurprijs, omdat beide partijen minder kosten hebben. Voor de verhuurder kan het voordelig zijn om te opteren voor belaste verhuur, omdat dan de btw over investerings- en onderhoudskosten afgetrokken mag worden. Bij btw vrije huur worden deze kosten vaak in de huurprijs verrekend, wat uiteindelijk kan leiden tot een hogere huurprijs voor de huurder.
Eisen van de Belastingdienst bij belaste verhuur
De Belastingdienst stelt enkele eisen aan het heffen van btw over de huurprijs. Een voorwaarde is dat de huurder de gehuurde kantoorruimte voor minimaal 90% voor btw belaste activiteiten moet gebruiken. Kun je als huurder aantonen dat dit het geval is, dan mag de verhuurder btw over de huurprijs berekenen. Dit kan heel interessant zijn voor een huurder wiens bedrijfsactiviteiten aan deze voorwaarde voldoen.
Samenwerkingsplicht bij niet btw plichtige huurders
Zijn huurder en verhuurder niet beiden btw-plichtig? Dan is samenwerking vereist om te opteren voor belaste verhuur. Dit betekent dat zij samen een verzoek moeten indienen bij de Belastingdienst. Dit kan een extra administratieve stap zijn, maar kan financieel voordelig uitpakken omdat beide partijen kunnen besparen op de btw lasten.
Zet de stap naar jouw ideale kantoorruimte met Sollf
Het kiezen van de juiste kantoorruimte huren kan dus complex lijken, met al deze regels en voorwaarden rondom btw. Maar weet dat je er niet alleen voor staat. Bij Sollf brengen we vraag en aanbod bij elkaar op het gebied van kantoorruimtes. Of je nu zoekt naar een moderne flexwerkplek of een traditioneel kantoorpand, wij zorgen dat je vindt wat bij jouw bedrijf past. Met onze deskundigheid en ons uitgebreide aanbod maken we het proces soepel en eenvoudig - 'click, rent, work'.
