Neem contact op
Hulp nodig? Wij staan voor je klaar en helpen je bij elk probleem.
Privacy beleid
Bekijk hier het privacybeleid van Sollf. ✓
Onze visie op privacy
Sollf gevestigd in Nederland, levert diensten aan haar websitebezoekers, (ex-)klanten en andere (natuurlijke) personen die contact met haar hebben gezocht. De diensten van Sollf bestaan onder andere uit het aanbieden van een online platform voor het samenbrengen van vraag & aanbod voor de (ver)huur van kantoorruimtes aan zakelijke klanten en andere diensten zoals omschreven op de website en in de algemene voorwaarden. In het kader van deze diensten (‘Diensten’) verwerkt Sollf persoonsgegevens.
Met nadruk op onze zakelijke dienstverlening is dit privacybeleid opgesteld, waarbij wordt erkend dat veel van de gegevens die wij verwerken in een zakelijke context, zoals bedrijfsadressen en betalingsinformatie, niet als persoonsgegevens worden beschouwd onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Sollf acht bescherming van de persoonsgegevens die zij verwerkt van het grootste belang. Bij de verwerking van persoonsgegevens in Nederland is Sollf per 25 mei 2018 gebonden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In dit privacyreglement wordt uitgelegd hoe Sollf uw privacy beschermt en hoe wordt omgegaan met uw persoonsgegevens.
Heeft u vragen over dit privacyreglement? Dan leest u in dit privacyreglement hoe u daarover contact met Sollf kunt opnemen.
Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
Dit privacyreglement gaat over het verwerken van persoonsgegevens door Sollf als verwerkingsverantwoordelijke. Deze onderneming is gevestigd in (7607XJ) Almelo aan de Brugstraat 11. Telefonisch kunt u ons tijdens kantooruren bereiken op 085 877 05 19 of per e-mail door te mailen naar [email protected].
Gebruik van persoonsgegevens
Als u gebruik maakt van de website van Sollf of Diensten die zij aanbiedt, kunt u persoonsgegevens met Sollf delen. Sollf verzamelt en maakt gebruik van persoonsgegevens die u direct met haar deelt. Dit omvat ook persoonsgegevens van onze klanten (bedrijven) en eventuele medewerkers van deze klanten met wie wij contact hebben in het kader van onze dienstverlening. Sollf zal de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan beschreven in deze verklaring, tenzij u daar vooraf toestemming voor hebt gegeven.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over u zeggen of gegevens die met u in verband kunnen worden gebracht. Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan, bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven of verwijderen van uw gegevens, noemt men het ‘verwerken’ van persoonsgegevens. Sollf verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan haar hebt verstrekt door bijvoorbeeld een e-mail te sturen.
Wanneer u gebruik maakt van de Diensten van Sollf, dan kan zij de volgende gegevens verzamelen:
- Persoonlijke identificatiegegevens zoals naam, achternaam en functietitel;
- Contactinformatie zoals telefoonnummer en e-mailadres;
- Andere informatie die u vrijwillig besluit te delen met Sollf, zoals IP-adressen, browserinstellingen, feedback en meningen;
- Overige informatie die noodzakelijk is met het oog op de dienstverlening van Sollf.
Dit kunnen ook persoonsgegevens zijn die uit andere bronnen worden verkregen, zoals persoonsgegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster en persoonsgegevens die beschikbaar zijn op openbare (zakelijke) websites. Ook van opdrachtgevers kan Sollf persoonsgegevens van u ontvangen.
Voor welke doeleinden en op welke grond worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Uw persoonsgegevens worden in het algemeen voor de volgende doeleinden verwerkt:
- Registratie en authenticatie van gebruikers op het platform;
- Faciliteren van het proces van kantoorruimte zoeken en huren;
- Communicatie tussen huurders en verhuurders;
- Afhandelen van aanvragen voor bezichtigingen en huren;
- Verzamelen van feedback voor dienstverbetering;
- Versturen van communicatie, zoals bevestigingen, facturen, en updates;
- Analyse van gebruiksgegevens voor optimalisatie van het platform.
- Het versturen van updates & nieuwsbrieven via e-mail;
Uw persoonsgegevens worden slechts verwerkt als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst waarin u Sollf opdracht hebt gegeven of op basis van uw toestemming, die u te allen tijde kunt intrekken. Daarnaast kan Sollf uw persoonsgegevens ook verwerken als zij een gerechtvaardigd belang heeft en geen onevenredige inbreuk maakt op uw privacy.
Hoe wordt met uw persoonsgegevens omgegaan?
Sollf zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens tegen verlies, onrechtmatige verwerking of misbruik worden beveiligd. Zij heeft onder andere de volgende technische en organisatorische maatregelen genomen:
- Logische toegangscontrole, door bijvoorbeeld het gebruik van wachtwoorden;
- Beveiliging van computersystemen met firewalls en DDoS-preventie;
- Minimalisatie en actualisatie van persoonsgegevens;
- Het waar nodig versleutelen en pseudonimiseren van data;
- Controle van erkende autorisaties.
- Handhaving van ons databeschermingsbeleid, ondertekend door alle medewerkers
- Aanstelling van een functionaris voor de gegevensbescherming, bereikbaar via [email protected]
Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
Sollf ziet er zeer nauwkeurig op toe dat al uw gegevens zorgvuldig bewaard en beschermd worden. Zij bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verwerkt. Zo worden uw persoonsgegevens bijvoorbeeld zo lang als dat u gebruik maakt van de Diensten bewaard. Sollf houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen, tenzij er gegronde reden is om hiervan af te wijken, zoals bijvoorbeeld: garanties- en terugroepacties om de kwaliteit van onze producten en diensten te waarborgen, juridische geschillen en nalevingsvereisten die langer bewaren noodzakelijk maken, archiveringsdoeleinden voor historisch of statistisch onderzoek waarbij anonimisering van gegevens niet mogelijk is.
Worden uw persoonsgegevens met derden gedeeld?
In principe worden uw persoonsgegevens niet zonder uw toestemming met derden gedeeld. Soms kan het echter nodig zijn om uw persoonsgegevens wel met derden te delen. Het kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens met gerechtelijke instanties of met een wederpartij te delen. Daarnaast kan het noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens te delen om een overeenkomst of notariële akte te sluiten. Gegevens kunnen ook worden gedeeld met door Sollf ingeschakelde opdrachtnemers, zoals bijvoorbeeld: leveranciers, (onder)aannemers, betalingsverwerkers, IT serviceproviders of logistiek-, service-, onderhouds- en montage- partners. Verder kunnen er wettelijke verplichtingen zijn op grond waarvan Sollf uw persoonsgegevens aan derden moet doorgeven. Als een rechterlijke uitspraak Sollf verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zal zij daaraan moeten voldoen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden, tenzij daarvoor toestemming is gegeven.
Websites en diensten van derden
De werkwijze van Sollf is zo ingericht dat zij zo minimaal mogelijk informatie hoeft te delen met derde partijen. Informatie wordt dus alleen gedeeld als dit noodzakelijk is om haar service uit te voeren en enkel met partijen die een passend beschermings- en beveiligingsniveau kunnen garanderen.
Via de website van Sollf kunnen gebruikers bijvoorbeeld wel naar andere websites van derden linken die nuttige informatie verstrekken. Dit privacyreglement ziet alleen op persoonsgegevens die Sollf zelf in het kader van haar Diensten verwerkt. Dit privacyreglement is dus niet van toepassing op websites of applicaties van derden. Sollf kan niet garanderen dat deze derden op een veilige en betrouwbare manier met uw persoonsgegevens omgaan. Lees dan ook altijd de privacyverklaring van deze derden.
Doorgifte van persoonsgegevens
Sollf zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens altijd binnen de grenzen van de Europese Economische Ruimte (EER) blijven. Wij zijn ons bewust van het belang van privacy en de bescherming van persoonsgegevens en daarom delen wij geen gegevens met partijen die buiten de EER opereren. Door deze benadering te hanteren, garanderen wij dat de verwerking van uw persoonsgegevens volledig in overeenstemming is met de strikte normen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Geautomatiseerde besluitvorming
Sollf neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Sollf) tussen zit.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die Sollf gebruikt
Sollf gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Sollf gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatst Sollf cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat Sollf op maat gemaakte content en advertenties kan aanbieden. Bij uw eerste bezoek aan de website van Sollf bent u al geïnformeerd over deze cookies en is uw toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting: www.veiliginternetten.nl/thema/je-bedrijf/wat-zijn-cookies/.
Op deze website worden ook cookies geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en/of de sociale media-bedrijven. Google Analytics, Facebook en Adwords.
Uw persoonsgegevens bekijken of aanpassen?
Wilt u weten welke persoonsgegevens Sollf over u heeft vastgelegd? U kunt bij Sollf een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over u zijn of worden verwerkt. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat bepaalde persoonsgegevens zijn verwerkt, dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen bij Sollf. Daarnaast heeft u het recht om bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens te maken en heeft u het recht op gegevensoverdracht. Daarnaast heeft u het recht om een verleende toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens in te trekken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het ontvangen van een nieuwsbrief.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vraagt Sollf u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Als u Sollf een dergelijk verzoek stuurt, zal Sollf u zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen 4 (vier) weken na ontvangst van uw verzoek informatie verstrekken over de acties die zij heeft ondernomen.
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Sollf kunt u het contactformulier op de website invullen of uw schriftelijke verzoeken richten aan:
Sollf
Inzageverzoek persoonsgegevens
7607XJ te Almelo
Klachten toezichthouder
De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of ondernemingen de Algemene verordening gegevensbescherming naleven. Indien u meent dat Sollf zich niet aan de geldende privacywetgeving houdt, kunt u contact met haar opnemen. Sollf helpt u graag met het vinden van een oplossing. Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Over dit privacyreglement
De regelgeving op het gebied van privacyrecht verandert regelmatig. Het privacy beleid van Sollf is daarom nooit helemaal klaar, maar zij doet haar best om het beleid up to date te houden. Sollf kan dit privacyreglement daarom van tijd tot tijd wijzigen. Als deze wijzigingen ook voor u van significant belang zijn, dan wordt u daarop geattendeerd of worden de wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar gemaakt. De meest actuele versie van dit privacyreglement kunt u ook steeds terugvinden op onze website. Dit privacy regelement is laatstelijk gewijzigd op 23 januari 2024.